Những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố khá quan trọng để có được sự kiện thành công.

Do đó, để chọn địa điểm tốt nhất bạn cần lưu ý những điều sau. Bài viết sẽ chia sẻ đến các bạn.

Những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Vị trí tổ chức sự kiện phù hợp

• Trước khi lựa chọn, bạn hãy đi khảo sát trước trung tâm tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không?
• Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lý tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện.
• Với những hội nghị diễn ra dài ngày, ngoài khu vực diễn ra sự kiện, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn hoặc resort cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Không gian đáp ứng được loại hình sự kiện

• Khảo sát không gian sự kiện bao gồm khảo sát:

1. sảnh tiệc.
2. sảnh đón khách.
3. hành lang và các khu vực có liên quan.

• Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện cho công tác tổ chức.
• Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa.

• ó số lcượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn
• Riêng với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.

Khảo sát các dịch vụ đi kèm

Ngoài việc địa điểm  phải trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như:

1. âm thanh.
2. ánh sáng.
3. sân khấu.
4. thiết bị trình chiếu…

• thì các dịch vụ tích hợp kèm theo cũng là điều đáng lưu tâm.
• Đó là tiệc teabreak trong thời gian giải lao, đồ uống hay các vấn đề về phục vụ…

Một địa điểm được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với đơn thuần.

Chọn địa điểm có chi phí phù hợp

• Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức.
• Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau.
• Nên dành thời gian và công sức để tìm kiếm và phân tích để tìm ra địa điểm phù hợp nhất.
• tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và mức giá phù hợp nhất.

Đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện

• Một điều nhà tổ chức sự kiện cần đặc biệt chú ý khi đi khảo sát địa điểm chính là mức độ an toàn cho người tham dự.
• Nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà.
• các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm.

Khu vực giữ xe an ninh và thuận tiện

• Dù là một yếu tố nhỏ nhưng bãi đậu xe cũng là một yếu tố cần quan tâm .
• Điều này, giúp cho những người tham gia sự kiện có thể an tâm và thoải mái hơn.

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở đâu?

Đến với Ibmedia, bạn sẽ được tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện từ A đến Z. Do đó, bạn sẽ được hỗ trợ tận tình:

• Tư vấn chiến lược tổ chức sự kiện phù hợp;
• Hỗ trợ khảo sát và chọn địa điểm tổ chức phù hợp cho các bạn;
• Đặc biệt, tổ chức một sự kiện hoành tráng và thành công.

Cách tổ chức sự kiện thành công như chuyên gia nhờ vào các bước sau