Lưu ngay cấp kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Lưu ngay cấp kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

chia sẻ Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

 

Nếu muốn có một sự kiện thành công nhất bạn cần có bản kế hoạch chi tiết. Có thể nói kế hoạch chiếm 70% sự thành công của sự kiện. Vậy làm sao để lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn nhất. Hãy cùng khám phá thông qua bài viết sau

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Xác định loại và mục đích của sự kiện

Trước khi lên kế hoạch, bạn cần nắm được loại sự kiện muốn tổ chức. Ví dụ: Lễ khai trương, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm mới,…Từ đó, bạn có thể biết được những hạng mục mình phải làm. Tiếp theo, bạn cần xác định được mục đích của sự kiện và mục tiêu cần hướng đến.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất
Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Lên danh sách đối tượng của sự kiện

Đây là một bước rất quan trọng, là cơ sở để lập kế hoạch cho sự kiện.

  • Với nhóm đối tượng tham gia (nhân sự cho sự kiện):
  • MC,
  • PG,
  • PB,
  • nhóm nghệ thuật,
  • múa hát,
  • thi công trang trí…
  • Thì cần chuẩn bị kỹ kịch bản; lời dẫn MC, nhân sự. Và trong quá trình tổ chức cần giám sát chương trình cẩn thận.
  • Nhóm đối tượng tham dự: đây chính là những khách mời của sự kiện và những khách qua đường muốn ghé thăm. Bạn cần chắc chắn những khách mời nào sẽ tới tham dự, hãy gửi thư mời trước sự kiện một tuần cho khách và trước 2 ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện để xem phản hồi của khách mời để chốt danh sách.

Xây dựng thông điệp sự kiện là yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch

  • “Thông điệp sự kiện” không chỉ đơn thuần là thông điệp của buổi sự kiện mà chính là thông điệp truyền thông sẽ theo suốt sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến vòng đời cuối cùng của nó.
  • Vì vậy mà doanh nghiệp cần xây dựng một thông điệp truyền thông rõ ràng.
  • Mỗi sự kiện cần hướng tới một chủ đề nhất định
  • bạn có thể tận dụng vào các dịp lễ tết, ngày kỷ niệm…
  • để kết hợp với thông điệp của sự kiện nhằm truyền tải mạnh mẽ hơn đối tượng khách hàng tập trung hay cho cộng đồng.
Xây dựng thông điệp sự kiện
Xây dựng thông điệp sự kiện

 

Chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn cần chọn được thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện sớm để có thể ghi trong thiệp mời cũng như truyền thông cho sự kiện.

Xây dựng chi tiết khung chương trình

Việc đầu tư thời gian để xây dựng chi tiết khung chương trình một cách tỉ mỉ là điều cần thiết để tạo nên sự kiện thành công sau này.

Lập kế hoạch Truyền thông cho sự kiện - Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để sự kiện được nhiều người biết đến và tham dự thì bạn cần phải có kế hoạch truyền thông cho nó.

– Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động.

– Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email, vv

– Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin công khai trên các sự kiện hay hoạt động.

– Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

– Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

Cân đối ngân sách

Bất kỳ chương trình nào, bạn cũng cần rà soát các hạng mục để có thể cân đối ngân sách tốt nhất cho chương trình.

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở đâu?

Nếu bạn đang muốn có một sự kiện thành công nhất, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tận tình.

Dịch vụ tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp 

Mách bạn cách tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Tin liên quan